Många nyföretagare med aktiebolag eller t.o.m. de som hållit på ett tag tror att aktiekapitalet är likställt med de pengar som finns på företagets bankkonto, så är det inte alls. Ja, när bolaget startas sätter man normalt in 25 000 kr på banken vilket bokförs mot eget kapital. Men aktie”kapitalet” kan också bestå av apportegendom. Du lägger helt enkelt in tillgångar, i stället för pengar, i din verksamhet, som är till nytta för verksamheten. Det kan t.ex. vara avancerad kamerautrustning för fotografer, dyr och fin köksutrustning för restaurangägare.
Men om du startat dit aktiebolag och då satt in 25 000 kr på företagets bankkonto så är det en vanlig missuppfattning att dessa pengar inte får röras. Vissa öppnar t.o.m. ett separat bankkonto där ”aktiekapitalet” sätts in. Helt i onödan. De pengar du har på banken får du använda till vad som helst inom din verksamhet. Om behållningen på banken efter ett tag uppgår till 0 kr så är det normalt helt ok.
Men om det finns 0 kr på banken och aktiekapitalet ska vara 25 000 kr, hur kan det vara rätt? Jo, du ska ha andra tillgångar som motsvarar dessa 25 000 kr. Det kan vara inventarier, aktier i andra bolag, kundfordringar, fonder eller kanske en upplupen intäkt. Allt handlar om balans.
Det som kan orsaka problem om du har 0 kr på banken är om du bara har dragit på dig kostnader i verksamheten. Kostnader bokförs på konto 4XXX-8XXX i kontoplanen och om du då bara har kostnader finns inga tillgångar, alltså är din balansräkning ur balans och aktiekapitalet är förbrukat. Då måste en kontrollbalansräkning upprättas.
Ett enkelt exempel är om du startar ditt aktiebolag med 25 000 kr och strax efter det tar ut en lön på kanske 19 000 kr trots att du inte har fått in några intäkter. Total kostnad för detta är 19 000 kr i bruttolön + 5 700 kr i sociala avgifter vilket är 24 700 kr. Då har du endast 300 kr i tillgångar vilket inte balanserar med 25 000 kr i aktiekapital. Då kan det bli problem. Men var inte orolig, massor av företag startas och förbrukar sitt aktiekapital de första månaderna innan första faktureringstillfället. Men när väl första fakturan är skickad, på låt säga 25 000 kr + moms, så har du kundfordringar, vilket förstås räknas som tillgångar, vilket då balanseras mot eget kapital.
Tyvärr är det ju så att med nuvarande lagstiftning måste en kontrollbalansräkning upprättas så fort du misstänker att aktiekapitalet är förbrukat, även om bolaget är nystartat. Men detta är normalt en enkel procedur. Det finns enkla mallar att köpa online. Eller så skapar du en egen enkel mall i Excel. Tre kolumner. Tillgångar, skulder och eget kapital före, eventuell justering, tillgångar, skulder och eget kapital efter justering. Oftast blir det ingen justering i justeringskolumnen, men genom att upprätta denna och hålla en extra bolagsstämma (det finns mallar på Bolagsverket) har du uppfyllt lagstiftningens krav och du har 8 månader på dig att återställa aktiekapitalet, vilket inte ska vara något problem om orsaken till det förbrukade aktiekapitalet endast beror på att du är nystartad. Vill du veta mer om kontrollbalansräkning så läs mer på Bokföringsnämndens hemsida.
Vill du ha hjälp med detta kontakta oss så hjälper vi dig.
